Stap 1: Breng in kaart wat er gekeurd moet worden
Maak een lijst van alle middelen met een keuringscyclus: gereedschap, klimmaterieel, hijsmiddelen, PBM's, voertuigen, installaties en certificaten van medewerkers. Leg per item vast wanneer het voor het laatst is gekeurd en wat het interval is.
Stap 2: Bepaal wie wat moet weten
Niet iedereen hoeft elke herinnering te krijgen. Denk na over:
- Wie plant de keuring in?
- Wie gebruikt het middel en moet weten dat het binnenkort niet meer gebruikt mag worden?
- Wie wil een overzicht per week of maand?
Stap 3: Kies je momenten
Een goede opzet werkt met meerdere momenten. Bijvoorbeeld:
- Ruim vooraf een melding aan de planner, zodat er tijd is om een keuring in te plannen.
- Kort vooraf een herinnering als er nog niets is gepland.
- Op de vervaldatum een melding dat het middel niet meer gebruikt mag worden, en een duidelijke markering in het systeem.
Welke termijnen logisch zijn, hangt af van hoe lang het duurt om een keuring te regelen.
Stap 4: Kies het kanaal
E-mail werkt voor de meeste mensen. Voor monteurs op de weg kan een melding in een app beter werken. Een wekelijks overzicht voorkomt dat mensen worden overspoeld met losse berichten.
Stap 5: Sluit de cirkel
Een herinnering is pas nuttig als je ook kunt zien dat er actie is ondernomen. Als de keuring wordt uitgevoerd en vastgelegd, moet de volgende datum automatisch worden berekend en moeten de herinneringen stoppen. Zo blijft het systeem actueel zonder dat iemand het hoeft bij te houden.
Kan dit ook in Excel?
Met voorwaardelijke opmaak kun je verlopen datums rood kleuren. Maar Excel stuurt je geen bericht. Je moet nog steeds zelf kijken. Met macro's of losse tools kom je een eind, maar dat wordt al snel kwetsbaar. Lees meer in Gereedschapskeuringen bijhouden: Excel of digitaal?
Wat levert het op?
- Minder kans op verlopen keuringen
- Rust: je hoeft er niet zelf aan te denken
- Duidelijkheid op de werkvloer over wat wel en niet gebruikt mag worden
- Een actueel overzicht als iemand ernaar vraagt
Wil je weten hoe dit er bij jou uit kan zien?
Bespreek jouw idee