Klantportaal voor serviceaanvragen
Een selfserviceomgeving waarin klanten aanvragen indienen en de voortgang volgen.
Het bedrijfsproces
Een technisch servicebedrijf ontvangt storingsmeldingen en serviceverzoeken via telefoon, e-mail en WhatsApp. De planner zet ze handmatig in de planning. Klanten bellen regelmatig om te vragen wanneer de monteur komt.
Het probleem
- Aanvragen komen onvolledig binnen via allerlei kanalen.
- Veel telefoontjes met de vraag "hoe staat het ervoor?"
- Rapporten en facturen worden los per mail verstuurd.
- Weinig overzicht in wat er per klant loopt.
De voorgestelde oplossing
Een klantportaal waarin klanten zelf een aanvraag indienen via een helder formulier. Ze volgen de status, sturen berichten en downloaden rapporten en facturen. Aanvragen komen direct bij de planner binnen, met alle benodigde informatie.
Belangrijkste functionaliteiten
- Aanvragen indienen met vaste velden
- Statusoverzicht per aanvraag
- Berichten tussen klant en planner
- Documenten en facturen downloaden
- Meldingen bij statuswijziging
- Koppeling met planning of boekhouding
Verwachte voordelen
- Complete aanvragen in één keer
- Minder telefoontjes over de status
- Klanten vinden hun documenten zelf
- Eén overzicht per klant
De voordelen zijn een verwachting op basis van hoe zo'n systeem doorgaans wordt gebruikt. Wat het voor jouw bedrijf oplevert, hangt af van je situatie.
Herken je dit proces in jouw bedrijf?
Bespreek jouw ideeJouw proces kan slimmer.
Een idee voor een portaal? Of een proces dat veel te veel tijd kost? We denken graag met je mee.